Tipps zur Organisation mehrsprachiger Veranstaltungen
Briefing der Dolmetscher
Für jede Art von Veranstaltung gilt: Die beauftragten Dolmetscher müssen sich so früh wie möglich über Ablauf und Inhalt informieren können. Dazu werden folgende schriftliche Unterlagen benötigt:
- Material über das Unternehmen, den Verband oder die Institution sowie spezielle Informationen zum Thema der Veranstaltung oder einzelner Vorträge
- Liste der Teilnehmer, Übersicht über den Ablauf der Veranstaltung bzw. Tagesordnung, evtl. Unterlagen zu früheren Veranstaltungen
- Material, das den Teilnehmern vorliegt oder während der Veranstaltung gezeigt wird, z. B. Präsentationen (PowerPoint, Folien, Dias), Diagramme und Tabellen, Geschäftsbericht
- Dokumente, die auf der Veranstaltung verlesen werden (z. B. Verträge, Gesetze), Redemanuskripte, Zusammenfassungen/Abstracts wissenschaftlicher Beiträge
Sollte es aufgrund einer hohen Vertraulichkeitsstufe nicht erwünscht sein, dass das beauftragte Dolmetscherteam diese Informationen im Voraus erhält, so kann ersatzweise auch ein Briefingtermin zwei bis drei Stunden vor Veranstaltungsbeginn oder am Vortag angesetzt werden. Der Dolmetscher kann sich in der verbleibenden Zeit zumindest einen Überblick über die wichtigsten Inhalte verschaffen.
Planung mit dem organisierenden/beratenden Dolmetscher
Im Vorfeld einer Großveranstaltung wie eines internationalen Kongresses geht es oft hektisch zu. Gut zu wissen, dass Sie auf Dolmetscherseite einen kompetenten Ansprechpartner haben: den organisierenden bzw. beratenden Dolmetscher. Er koordiniert unter anderem den Einsatz der Dolmetscher und vergewissert sich, dass die technische Ausstattung (Dolmetschkabinen, Tontechnik) funktionsbereit ist. Damit er sein Team optimal auf die jeweilige Aufgabe vorbereiten kann und gewährleistet ist, dass die mehrsprachige Verständigung reibungslos funktioniert, sollten Sie ihn oder den designierten Teamchef von Anfang an in die Ablaufplanung vor Ort und die interne Kommunikation einbeziehen.
Zentraler Ansprechpartner
Für die Dolmetscher, aber auch für das veranstaltende Unternehmen ist es nützlich, einen zentralen Ansprechpartner auf Unternehmensseite zu haben. Somit werden alle wichtigen Informationen gebündelt weitergegeben, offene Fragen und Organisatorisches lassen sich unkompliziert und direkt regeln.
